PDF mit Passwort schützen

Diese Funktion wird eine PDF-Datei mit einem selbst gewählten Passwort verschlüsseln, sodass sie sich nur mit dem richtigen Kennwort öffnen lässt. Gedacht für Dokumente mit sensiblen Angaben, etwa Gehaltsabrechnungen oder Vertragsentwürfe, die auf dem Versandweg geschützt sein sollen. Sie befindet sich derzeit in der Bereitstellung.

Warum ein geschützter Ordner oft nicht reicht

Eine Datei auf einem geteilten Laufwerk, in einer weitergeleiteten E-Mail oder in einem falsch eingestellten Speicher ist nur so privat wie alle, die sie je in der Hand hatten. Gehaltsabrechnungen, Krankenakten, unterschriebene Verträge und Kontoauszüge gelangen oft genau so nach außen: nicht durch einen Einbruch, sondern durch eine Kopie am falschen Ort. Wenn Sie das PDF selbst verschlüsseln, bleibt es auch in fremden Händen unlesbar, solange das Passwort fehlt. Das ist ein deutlich stärkerer Schutz als eine Zugriffsregel für einen Ordner.

Wann Sie verschlüsseln sollten und worauf es ankommt

Der richtige Moment ist kurz bevor ein sensibles Dokument Ihr System verlässt: nachdem ein Bericht erstellt, ein Vertrag fertiggestellt oder ein Kontoauszug für einen Kunden zusammengestellt wurde. Einen Kundenauszug können Sie zum Beispiel mit einer bekannten Referenznummer als Passwort schützen, damit nur der richtige Empfänger ihn öffnet. Der häufigste Fehler ist ein schwaches, leicht zu erratendes Passwort, denn es entwertet auch eine solide Verschlüsselung. Neben dem Passwort zum Öffnen können Sie ein eigenes Passwort für die Berechtigungen festlegen; ohne Angabe gilt dasselbe. Datei, Passwort und Ergebnis werden nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Wenn der Versandweg nicht vertrauenswürdig genug ist

Eine Gehaltsabrechnung, ein Vertragsentwurf oder ein Bericht mit internen Zahlen landet oft in einem E-Mail-Postfach, das nicht nur die eine berechtigte Person einsehen kann – ein gemeinsames Funktionspostfach etwa, oder ein Anhang, der versehentlich an die falsche Adresse geht. Ein Passwort auf der Datei selbst schützt den Inhalt unabhängig davon, wie sicher der Übertragungsweg ist. So bleibt der Inhalt geschützt, selbst wenn eine E-Mail einmal am falschen Postfach landet.

Ein echtes Kennwort, keine Formalität

Ohne das richtige Passwort lässt sich die geschützte Datei in keinem gängigen PDF-Reader öffnen – die Verschlüsselung wirkt auf den Inhalt der Datei selbst, nicht nur auf eine Anzeigesperre. Das Kennwort geben Sie selbst vor und teilen es auf einem separaten Weg mit der berechtigten Person, etwa telefonisch statt in derselben E-Mail. Auf diese Weise bleibt der Schutz auch dann wirksam, wenn die E-Mail selbst abgefangen wird.